Autor: PST

Felieton

Lokalizacja

by PST 09/06/2021

Często w kontekście tłumaczeń pojawia się słowo „lokalizacja”, jednak nie wszyscy do końca rozumieją, jaka jest różnica pomiędzy tymi dwoma obszarami. Postaram się rzucić nieco światła na to, czym jest lokalizacja, jakich umiejętności wymaga oraz jakie korzyści może przynieść.

Pierwszą rzeczą, którą wypada powiedzieć o lokalizacji, jest to, że polega na dostosowaniu materiałów do konkretnej grupy odbiorców. Owo dostosowanie to coś znacznie więcej niż samo tłumaczenie, gdyż to bardzo często okazuje się niewystarczające. Oprócz poprawności merytorycznej i językowej, tekst musi brzmieć naturalnie dla odbiorcy, nie może wprawiać go w zakłopotanie, ani wymagać wkładania nadmiernego wysiłku (na przykład poprzez sprawdzenie znaczeń czy odniesień), aby można go było zrozumieć.

Obszarem, w którym lokalizacja może odegrać kluczową wręcz rolę, jest nazewnictwo. Wszyscy na pewno kojarzymy żarówki Osram. W Polsce przez długi czas nazwa ta wywoływała uśmiech. Na świecie takich przykładów są setki. Często dystrybuowane produkty wchodzą na rynki lokalne pod nazwami, których nawet nie odważę się tłumaczyć. Spójrzmy choćby na takie przykłady, jak Cemen Dip, Breast Munchies, Only Puke, Pee Cola, Shitto Sauce czy Swallow Balls. Niestety, tego rodzaju wpadki nie są zarezerwowane wyłącznie do produktów spożywczych. Istnieje produkt o dwuznacznej nazwie Golden Shower, który okazuje się być fajerwerkami. Firma Granit wypuściła na rynek lampę o nazwie Prick (co po szwedzku oznacza kropkę, ale niestety po angielsku już nie). Nokia Lumia, zgodnie ze znaczeniem nazwy modelu w hiszpańskim slangu, mogła wydawać się być kierowana do przedstawicielek najstarszego zawodu świata. Problemem bywają też nie tylko nazwy produktów, ale też firm. Analtech to firma biotechnologiczna ze stanu Delaware. Z kolei w stanie Tennessee działa Hooker’s Funeral Home. Paznokcie można zrobić w salonie o nazwie Hand Job. Znany jest też sklep, którego neon trafił na liczne memy, a mianowicie KIDSEXCHANGE. Oczywiście przykłady nawiązujące do seksu najbardziej przemawiają do wyobraźni i mogą mieć najpoważniejsze konsekwencje, ale trafiają się też inne, chociażby kamieniarz działający pod nazwą Let’s Get Stoned, Inc.

Takich problemów nie uniknęli też producenci samochodów. Bez zagłębiania się w szczegóły wspomnę tylko, że na konkretnych rynkach ciężko było na poważnie reklamować takie modele, jak Suzuki Brat (angielski), Mitsubishi Pajero (hiszpański), Mazda Laputa (hiszpański), Chevrolet Nova (po hiszpańsku „no va” oznacza tyle, co „nie działa”), Toyota MR2 (po francusku ma taką samą wymowę, jak „merde”), Fiat Uno (po fińsku „uno” to „głupiec”). Przykładami, jak należy to robić, są choćby Honda Jazz, która miała pierwotnie nosić nazwę Fitta (co w językach skandynawskich jest nieeleganckim określeniem kobiecych narządów), Rolls-Royce Silver Shadow (który miał nazywać się Silver Mist, ale ten drugi człon w języku niemieckim ma niezbyt korzystne znaczenie), czy Hyundai Kona, sprzedawany w Portugalii jako Kauai z podobnego powodu, co wyżej wspomniany model Hondy.

Usługi lokalizacji obejmują między innymi tego typu weryfikację. Podobne konsultacje często zlecają największe firmy z przeróżnych branż, zdając sobie sprawę z tego, że bez znajomości kultury i języka (w tym bardzo często wulgaryzmów, których nie znajdzie się w słownikach) można zainwestować ogromne pieniądze w produkt, który przez takie błędy czy niedopatrzenia nie ma szans odnieść sukcesu, a przynajmniej ma trudniej.

To jeden z przykładów na to, czym jest i jak działa lokalizacja. Tłumacze wykonują tę pracę w zasadzie nieustannie. Wymaga ona nie tylko znajomości języka, ale przede wszystkim kultury kraju źródłowego i docelowego, jak również umiejętności „wyczuwania” smaczków językowych, nawiązań, a nade wszystko śledzenia (często na bieżąco) kultury oraz tego, czym dziś żyje dany kraj. W pozostałych tekstach z tej serii spróbujemy przyjrzeć się innym ciekawym i często problematycznym zagadnieniom związanym z lokalizacją.

MemoQ vs Trados vs WordFast

by PST 05/12/2020

Legal Disclaimer: what you find below are author’s private opinions. His intention is NOT to advocate against any company or tool.

Every professional translator needs to know how to use CAT tools. This is not a matter for any discussion. CAT tools not only speed up the translation process, but also ensure terminology and stylistic consistency with previous jobs, as well as within a single job realized by several people. The offer of CAT tools on the market is pretty rich, and each tool is slightly different from the rest. We have chosen MemoQ as our preferred infrastructure (even though we own and use the majority of the most popular CAT tools, including all three mentioned in this text), and we use it always when it’s up to us to select the app to work in. And we believe the choice was right. Why?

Among the most common CAT tools on the market, there are three or four solutions that are the most popular. An undisputed leader in terms of sales is SDL Trados, followed by WordFast and MemoQ. The SDL Package leads the pack by a fair amount of users (As per https://www.vertaalt.nu/blog/how-many-cat-tools-should-you-need/, accessed on 25 Feb, 2019.), but is that justifiable? We believe it’s not. Nonetheless, it is a very important factor that influences the purchasing decision, especially in the case of beginning translators or freelancers who want to begin from a single app. Probably as a result of an old habit, translation agencies still usually prefer Trados, which makes it necessary to own it in order to be able to cooperate with them. This mangles the numbers and the level of popularity of these tools, as it is clearly not all based on their functionality and stability of operation.

We find MemoQ the most stable, and we value the fact that the work completed in the app is protected against loss in case of failures. WordFast comes second, as up until version 3.x it was a fairly uncomplicated and reliable solution. Even though its functionality was pretty scarce in comparison with the competition, the functions offered in the app worked well and enabled smooth and efficient work. Unfortunately, from version 4.x the creators decided to transform it into a more sophisticated tool. How did they do? Well, not awesome. The tool is still inferior to MemoQ or Trados, and as a result it’s also less stable and fluent. The current 5.x version was expected to solve numerous issues reported, but it’s still not exactly stable. Trados on the other hand (up to the 2013 version) did not cope with a translation job of several thousand words and ten people simultaneously working in it. We had to switch to MemoQ, and in the end the software played a trick on us, as it couldn’t recognise its placeholders inserted in MemoQ, which resulted in a fair amount of extra work right before the deadline. Next, we were using the 2015 version of Trados, which was a bit better, but it still fell short in terms of fluency and smoothness in comparison with MemoQ. Things seem to be a little bit better with the 2017 version. That’s why nowadays, we use both Trados and WordFast only when we have no other choice, i.e. when we receive working files in their native formats along with e.g. online translation memory links, which are sadly still unsupported by MemoQ at the moment of creating this text. (Although you can import the majority of file formats into MemoQ, the compatibility is not exactly full, especially in terms of placeholders, etc., whereas there’s virtually no compatibility when it comes to using online resources dedicated for one app in a different one.) In all the remaining cases – when the selection of a CAT tool is up to us – we use MemoQ.

In terms of functionality, we perceive MemoQ as a winner as well. Although Trados finishes pretty close, the mere fact that is needs separate modules (i.e. MultiTerm or XLIFF Converter) results in MemoQ being rated higher. I won’t use a declarative tone, as we do not follow each upgrade introduced in Trados, but I must admit that the creators of MemoQ constantly improve their product, adding new and expanding the already existing functionalities, solving issues, and providing very decent support in case of technical issues. We use both Translator Pro clients for translators, and a server, which gives us a wide range of possibilities in the area of project management – from creating a Project to assigning work to internal and external translators, to receiving completed work, compiling it, and exporting to a target document.

The English version of user manual consists of nearly 1,500 pages with descriptions of features and functionalities offered by the app. That’s why it is impossible to even list them here. Let me put it this way – we are yet to face a situation in which we will feel like the app lacks something, especially some important feature offered by the competitors. The only problem for us, which may be impossible to solve due to technical limitations, is the fact that despite the support of nearly all translation formats, MemoQ still does not offer support for online translation memories e.g. on WordFast servers. If the creators solved this issue, we would most probably replace WF with MemoQ altogether. Using online TMs is very often mandatory, so we cannot complete such jobs in a different app that does not support this feature. Thence, we still use WordFast 5 or Trados 2017, but with little enthusiasm.

In our opinion, the main advantage of Trados or WordFast over MemoQ is the fact that they both were created earlier, and are still preferred by the majority of translation agencies or bureaus. This makes is difficult to leave them or work without them. Translators at the beginning of their professional career and those focusing on cooperation with translation agencies simply cannot select an app that does not support online TMs provided by their clients, no matter how good, fast, and stable such app might be. This is a key factor that somehow “protects” Trados or WordFast against the impact of MemoQ on the market. I think that the developers of those two solutions know that their native TMs are some sort of a string, keeping numerous customers with them, and try their best to keep it this way. Nevertheless, MemoQ successively shortens the distance to its two older competitors in terms of market presence. Also in Poland, more and more agencies begin to treat MemoQ infrastructure as their preferred choice. It’s a good sign. We wish the Hungarians success, and we hope that they will win more recognition, as their products simply deserves that.

MemoQ vs Trados vs WordFast

by PST 05/12/2020

Zastrzeżenie prawne: przedstawione tu opinie to prywatne zdanie autora, który nie ma na celu
deprecjonowania żadnego z narzędzi ani ich producentów.

Każdy zawodowy tłumacz musi korzystać z narzędzi CAT. Temat ten nie podlega dyskusji. Dzięki nim można nie tylko bardzo znacząco przyspieszyć proces tłumaczenia, ale również zapewnić
spójność terminologiczną i stylistyczną z innymi tłumaczeniami, jak również w obrębie jednego tłumaczenia wykonywanego przez wiele osób. Oferta narzędzi CAT jest bardzo szeroka, a każde z nich nieco różni się od pozostałych. My wybraliśmy MemoQ (mimo iż dysponujemy większością tego typu programów, w tym wszystkimi wiodącymi, które wspomniane są w tym wpisie, to MemoQ używamy zawsze wtedy, gdy klient to nam pozostawia wybór) i uważamy, że to była trafna
decyzja. Dlaczego?

Wśród najpopularniejszych obecnie na rynku narzędzi CAT prym wiodą trzy, może cztery rozwiązania. Niekwestionowanym liderem sprzedaży jest SDL Trados, a za nim plasują się WordFast i MemoQ.
Pakiet SDL wybierany jest odpowiednio dwa i blisko pięć razy częściej niż oprogramowanie konkurencji (Według strony https://www.vertaalt.nu/blog/how-many-cat-tools-should-you-need/, dostęp 25.02.2019).

Czy słusznie? Naszym zdaniem nie. Niemniej jest to istotny argument wpływający na zakup, zwłaszcza przez początkujących tłumaczy oraz freelancerów, którzy chcą zacząć od jednego programu. Większość agencji korzysta (prawdopodobnie głównie z przyzwyczajenia) z Tradosa, a więc jest on najczęściej potrzebny, aby móc z nimi współpracować. To przekłamuje liczby oraz stopień wyboru narzędzi na
podstawie jego funkcjonalności i niezawodności.

Z naszych dotychczasowych przygód z trzema najpopularniejszymi narzędziami wynika, że to MemoQ jest najstabilniejsze, a wykonywana w nim praca jest najlepiej chroniona przed całkowitą utratą w przypadku awarii. Do niedawna drugie miejsce zajmował WordFast, który do wersji 3 był stosunkowo prostym i bezawaryjnym rozwiązaniem. Mimo że oferowany przez niego zakres funkcji był dość skromny w porównaniu z konkurencją, to przynajmniej to, co było dostępne, działało i pozwalało na sprawną i płynną pracę. Niestety, wraz z wersją 4 twórcy WordFasta postanowili zmienić go w niego bardziej zaawansowane narzędzie. Jak to wyszło? Cóż, średnio. Nadal daleko mu do MemoQ czy Tradosa, natomiast ucierpiała na tym jego stabilność i płynność działania. Obecnie dostępna jest wersja 5, która miała już wyeliminować wiele problemów zgłaszanych w odniesieniu do poprzedniej wersji, ale niestety daleko jej jeszcze do niezawodnej.

Z kolei Trados (jeszcze w wersji 2013) kompletnie nie radził sobie u nas z dużym projektem na kilkaset
tysięcy słów i około 10 osobami pracującymi nad nim jednocześnie. Musieliśmy się przesiąść do MemoQ, a na koniec i tak oprogramowanie SDL zrobiło nam psikusa, gdyż nie potrafiło rozpoznać własnych znaczników wstawianych w MQ, co zaowocowało sporą ilością dodatkowej pracy na ostatnią chwilę. Później daliśmy jeszcze szansę wersji 2015, która działała co prawda nieco lepiej, ale daleka była od osiągnięcia płynności i prędkości, którą zapewnia narzędzie stworzone przez Węgrów. Dlatego dziś zarówno z Tradosa, jak i z WordFasta korzystamy tylko wtedy, gdy nie mamy wyjścia, tj. gdy otrzymujemy pliki robocze w natywnych formatach któregoś z nich wraz z np. adresami pamięci na serwerach. W pozostałych przypadkach – gdy wybór leży po naszej stronie – sięgamy po MemoQ.

Jeśli chodzi o funkcjonalność, to znów wygrywa dla nas MemoQ. Trados co prawda niewiele ustępuje narzędziu Kilgraya, ale sam fakt, że wymaga osobnych modułów (takich jak MultiTerm czy XLIFF Converter), stawia go nieznacznie poniżej MemoQ. Nie będę się wypowiadał w sposób jednoznacznie oceniający, gdyż nie śledzimy na bieżąco każdej zmiany wprowadzanej w Tradosie, natomiast musimy przyznać, że twórcy MemoQ nieustannie pracują nad swoim dzieckiem, poszerzając i usprawniając jego funkcjonalność, eliminując błędy, a także zapewniając przyzwoity poziom wsparcia w razie awarii. My dysponujemy zarówno klientami dla tłumaczy (Translator Pro), jak i serwerem, co daje nam szerokie możliwości w zakresie zarządzania projektami od momentu ich tworzenia przez podział pracy pomiędzy tłumaczy wewnętrznych (i w razie potrzeby zewnętrznych) aż po odbiór, scalanie i eksport dokumentów.

Angielska wersja podręcznika użytkownika MemoQ zawiera blisko 1500 stron z opisami funkcji i możliwości programu. Dlatego ciężko byłoby je tu choćby wspomnieć. Powiem natomiast tak – nam nie zdarzyło się jeszcze, żeby MemoQ czegoś brakowało, zwłaszcza czegoś, co byłoby dostępne u konkurencji. Jedynym problemem (który prawdopodobnie nie może zostać rozwiązany z przyczyn pozostających poza kontrolą firmy Kilgray) jest to, że mimo wsparcia chyba wszystkich formatów plików z tłumaczeniem niestety MemoQ nie oferuje obsługi serwerowych pamięci tłumaczeń, jeśli te umieszczone są na serwerach np. WordFasta. Gdyby udało się to rozwiązać, prawdopodobnie nie
korzystalibyśmy z WF i całkowicie zastąpilibyśmy go MQ. Korzystanie z serwerowych TM-ów jest bardzo często obligatoryjne, więc nie możemy wykonywać takich projektów w oprogramowaniu, które nam tego nie umożliwia. Stąd nadal korzystamy z WordFasta 5 czy Tradosa 2017, mimo że bez wielkiego entuzjazmu.

W naszym odczuciu jedyną znaczącą przewagą Tradosa czy WordFasta nad MemoQ jest fakt, że powstały one wcześniej, są szeroko wykorzystywane przez większość agencji i biur tłumaczeń, a przez to ciężko od nich odejść lub bez nich się obejść. Tłumacze rozpoczynający swoją działalność na rynku oraz tacy, którzy głównie współpracują z agencjami, nie mogą sobie pozwolić na wybór programu, który nie umożliwia im obsługi TM-ów przesyłanych przez ich zleceniodawców, choćby nie wiadomo jak dobry, szybki i stabilny był. To bardzo istotny powód podtrzymujący status quo i chroniący nieco „skórę” Tradosowi oraz WordFastowi. Również natywne adresy pamięci serwerowych pełnią poniekąd funkcję kotwicy, która utrzymuje wielu tłumaczy przy tych narzędziach. Myślę, że ich twórcy o tym wiedzą i dokładają starań, żeby jak najdłużej tak zostało. Mimo to w kwestii obecności na rynku MemoQ goni swoich starszych kolegów i sukcesywnie zdobywa kolejne kawałki rynku dla siebie. Również w Polsce coraz częściej trafić można na agencje, dla których środowisko MemoQ jest pierwszym wyborem. To cieszy. My życzymy Węgrom powodzenia w dalszych zmaganiach o przychylność agencji i tłumaczy oraz mamy nadzieję, że będą zdobywać coraz większe uznanie, gdyż oferowane przez nich narzędzie zwyczajnie na to zasługuje.

The biggest pitfall of translators

by PST 30/08/2019

“You think you know but you have no idea…”

I have been wondering this for a long time: what’s the biggest pitfall of translators? The first and most obvious answer that immediately comes to mind is „ignorance.” But is that really the case? I don’t think so. If you know that you don’t know something you just look it up or ask others for help. In my opinion, the biggest pitfall is „pride”: a lack of humility or modesty. This can manifest in a variety of ways.

False friends

These are words in two languages that may look or sound similar, but differ in meaning, often significantly. There are many such examples in the Polish-English language pair. A hasty translator that is also unable to critically evaluate their own language skills and capabilities, instead of verifying their understanding of a text, comes up with incorrect „translations” that are sometimes amusing and sometimes horrific. I have seen many things: a sleepwalker that became a lunatic; buildings made of office desks; serious errors that became fatal; a radio host that turned into a loudspeaker; an audition that became an interrogation; a moth that transformed into a mole; an occupier who felt so at home that he became an occupant; possible scenarios that became inevitable; and even potato chips created as a result of machining. I could go on like this for a while. Remember: if you have any doubts about a translation or if it just sounds odd (especially in the broader context), read it again, and if you are still unsure, verify it. As far as „false friends” are concerned, you can find many lists of those deceptive words online. It’s a good idea to take a look at them from time to time, be aware of their existence and memorise at least some of them.

Mother tongue

There’s nothing easier than speaking and writing in your first language, right? You use it every single day, you’ve picked it up as a child. You know it like the back of your hand. Or so you might think. While a lot can be forgiven in speech, written documents – whether they be legal or marketing – should be translated with utmost care. This might seem funny to some of you, but I have a sense of mission as a translator. My translations popularise language, they are published in reputable sources and on readily accessible websites, which means they can reach hundreds of thousands of people and are sometimes representing huge companies. I’m not writing about all of this to brag but to bring your attention to the fact that readers often treat those texts as reliable, trustworthy sources of information – including language information. This means that if, for instance, the official Polish versions of EU documents are littered with erroneous expressions many people will copy those errors. If people are exposed to russianisms, incorrect sentence structures, non-existent expressions, and grammatical horrors when obtaining information from „renowned” sources, they involuntarily absorb those errors. And we as translators are responsible for exposing them to those incorrect expressions and translations.

There are many more possible issues that may arise but they all stem from the same fallacy: „experienced” translators assuming they are right when they actually have no idea what they’re doing. False friends, errors in native language, and other similar issues are caused by translators not stopping to think about what they just wrote, assuming that they „know what they’re doing” and moving on. This negatively impacts both them and their employers since such low quality translations can damage the company’s reputation and harm readers by popularising incorrect translations or awkward expressions.

Machine LQA

by PST 30/08/2019

Quite often, customers treat translations of their materials with neglect, as a “necessary evil”. They realise that it is needed, but they don’t think of it as something worth their time. As a result, they commission this to translation agencies, and the number one priority is the price. This in turn results in a situation where translations to Polish are managed by agencies from India or other remote parts of the world. Can you see all the things that can go wrong here?

As you probably know, such agency is in direct contact with the customer and is responsible for any mistakes or errors made by translators. In order to avoid this and to ensure the highest quality of translations, agencies try to deploy various solutions. It is obviously hard to expect that agency in the abovementioned India employs proofreaders or reviewers proficient in all target languages, especially when there’s e.g. 50 of them.

That’s why according to many of such agencies, the best thing to do is to use automated quality control mechanisms (the so-called LQA modules). In reality, this is one of the worst possible solutions and a source of numerous issues. Why?

Formats

Such tools rigidly compare the target text against the source, while looking for any discrepancies, etc. There are probably some language pairs in which such solutions are useful, or at least do not cause issues, but the English-Polish pair is definitely not one of them. Every change in e.g. number format is returned as an error. If you change the English form of 15,000 to the correct version in Polish (i.e. 15 000), the mechanism and subsequently the agency treats it as an error. If you change the decimal separator from a point to a comma, you made another error. And every such “error” needs explanation, or at the very least marking it as an FP (short for “false-positive”). In certain scenarios, such verification of perfectly correct texts can last forever, and no value comes from that either for the translator, the agency, or the customer.

Grammar

Major customers, especially those operating on different markets for a considerable time, have their own glossaries and translation memories, which are usually treated as mandatory reference materials. I have to admit that these resources are usually of great help, as they allow the translations to be completed quicker. Unfortunately, when used improperly, they can be a real nuisance. If a person who does not speak Polish is given the task to “verify” a translation work to this language, it usually means that you will spend the next few hours marking hundreds of false-positives and explaining basic grammar rules to them. It’s just incomprehensible to them. The glossary says “menedżer”, and your version is “menedżera”? To verification mechanisms like X-Bench, and to those not speaking Polish this is an error. Just imagine the immense number of times when you alter the grammatical form of just a single term from the glossary. Exactly. For every such change, you will have to explain this deviation, or at the very least mark them all as false-positives in a given tool.

Depending on the actual tool, it is possible to select different areas to be checked during such automatic verification. But when your project manager is overzealous, the time spent on such task may easily double. It is not that bad if the agency is ready to pay for that time, and you’re not pressed by other jobs with tight deadlines. But when you are, and you have to spend several hours explaining why an LQA tool returns the so-called “edited 100% match” (because you’ve changed “menedżer” to “menedżerowi” or “menedżera”), it’s hard to find a better way to master your patience and self-control 😉

That’s why we limit our cooperation with such agencies to a minimum. Obviously, we don’t expect the world to change after this, but at least we don’t have to fight that fight on a daily basis. Nonetheless, we believe it’s a good thing to bring such issues to light and remind customers that in translations – just like in many other sectors – one should remember that out of the three adjectives “fast”, “cheap”, and “good”, you can only choose two.

Proofreading vs Copyediting vs Markup - what's the difference?

by PST 30/08/2019

„Proofreading” is a catch-all term used by most non-translators, including the clients of translators, to describe all actions aimed at improving the quality of a text. This term is often used incorrectly. In a nutshell, preparation of a document’s final version (post-translation) can be divided into three* stages: copyediting, proofreading, and markup. How do they differ and which one did you actually have in mind? I’ll try my best to briefly explain this topic.

Dictionary.com defines copyediting as „editing (a manuscript, document, text, etc.) for publication, especially for punctuation, spelling, grammatical structure, style, etc.” while proofreading is defined as „reading (printers' proofs, copy, etc.) in order to detect and mark errors to be corrected.” Similar definitions can be found on Wikipedia: copyediting is „reviewing and correcting written material to improve accuracy, readability, and fitness for its purpose” while proofreading is defined as „the reading of a galley proof or an electronic copy of a publication to detect and correct production errors of text or art.” Of course the references to galley proofs and physical typesetting are rather outdated, but you may have noticed some differences in the overall meaning of those definitions. Dictionary.com defines markup as „detailed instructions, usually written on a manuscript to be typeset, concerning style of type, makeup of pages, and the like.” This information can pertain to formatting (title, subline, subsections, subheadings, footnotes/endnotes, tables, images, graphs and their descriptions/locations in the text, information about fonts, italics, bold text, etc.), print aesthetics, design of columns, technical and typographical errors and how to correct them. Sometimes, companies specialising in the publication of texts use the following terms: „first reading,” second reading,” and „third reading.” Those terms refer to, respectively: copyediting, proofreading, and markup.

Simply put, copyediting covers the broadest range of tasks – it includes proofreading (checking for linguistic errors – spelling, punctuation, inflection, syntax, vocabulary, or stylistic errors), verifying substantive accuracy (checking sources and names) as well as normative accuracy (e.g. checking if the footnotes are properly aligned). Moreover, copyediting is performed to ensure the message is conveyed well – stylistically, logically, and compositionally consistent. As you can see, copyeditors have a lot more work to do than proofreaders since they not only have to be well-versed in language rules but also must have some knowledge and experience in the subject matter of the text they are reviewing. Proofreading – done separately despite being part of copyediting – guarantees that a text is completely free from linguistic errors and ready to be published in this regard. A proofreader must be a language expert but does not necessarily need to be well-versed in the subject matter of a given text. Markup (usually called „post-DTP”), performed after typesetting, is performed in order to identify and remove typographical errors.

Which one should you choose? Can you sacrifice one in favour of the other? Well, yes and no. It all depends on text verification arrangements made with contractors. As I’ve already mentioned, copyediting is the widest and most challenging process (as well as the most expensive and time-consuming). Therefore, all texts delegated to copyeditors should be free of linguistic, substantive, and logical errors to the largest extent possible. Authors of highly specialised texts can choose just proofreading if they are certain of their texts' substantive correctness but are not sure about their language quality. In those situations, authors can order just proofreading services and not concern themselves with checking the substantive correctness of their texts since they take full responsibility for that aspect. This is often the choice when dealing with texts pertaining to niche areas or those that require advanced, specialised knowledge on a particular topic. For those texts, one may confidently assume that it would be rather difficult to find a copyeditor possessing a level of specialised knowledge comparable to that of the text’s author. However, if you expect to receive a file that is print-ready or can be published on the Internet without any additional work, I should make it clear that you don’t want to order just copyediting and proofreading – you will also need markup/post-DTP services.

Of course no sensible person expects their clients to learn the nuanced differences between those processes. Clients just want to receive properly verified files. On the other hand, if you order the wrong service you may be surprised that it does not cover what you were counting on. That’s why it’s worthwhile explaining and learning about these differences to avoid misunderstandings or frantic last minute work to meet the looming deadlines.

*In practice, companies and translation agencies rarely offer separate markup/post-DTP services. This means that copyedited texts may require additional typesetting and page makeup work if they are to be printed.